Paso 1

Determine las ubicaciones de los establecimientos

Se requiere un registro del Formulario 300 para cada ubicación de establecimiento físico que se espera que esté en funcionamiento durante al menos un año. Para los empleados que trabajan desde casa, OSHA no considera que la casa del trabajador sea un establecimiento para fines de mantenimiento de registros. OSHA considera que el establecimiento del trabajador es la oficina a la que se reporta, de la cual recibe dirección o supervisión, cobra pagos y de otra manera permanece en contacto con el empleador. Es en este establecimiento donde se lleva el registro.

Paso 2

Identificar las grabaciones necesarias

Se deben registrar las lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo que resulten en lo siguiente:

• Muerte.
• Pérdida de consciencia.
• Días fuera del trabajo.
• Actividad laboral restringida o transferencia de trabajo.
• Tratamiento médico más allá de primeros auxilios.
• Cualquier caso relacionado con el trabajo que involucre cáncer, enfermedad crónica irreversible, un hueso fracturado o agrietado o un tímpano perforado.

Además de los casos anteriores, los empleadores deben registrar las siguientes condiciones cuando estén relacionadas con el trabajo:

• Cualquier herida por pinchazo de aguja o corte de un objeto afilado que esté contaminado con la sangre de otra persona u otro material potencialmente infeccioso.
• Cualquier caso que requiera que un empleado sea removido médicamente bajo los requisitos de una norma de salud de OSHA.
• La infección por tuberculosis (TB) se evidencia mediante una prueba cutánea positiva o un diagnóstico por parte de un profesional de la salud autorizado después de la exposición a un caso conocido de TB activa.
• La prueba de audición de un empleado indica que el empleado ha experimentado un cambio de umbral estándar en la audición en uno o ambos oídos.

El Reglamento de OSHA 29 CFR §1904.7 contiene una descripción detallada de las lesiones y enfermedades registrables. Puede encontrar información adicional sobre cómo determinar el tratamiento médico y los primeros auxilios en 29 CFR §1904.7 (b) (5).

Paso 3

Determinar la relación con el trabajo

Cuando ocurre un accidente, un empleador debe documentar una lesión o enfermedad registrable en el registro del formulario 300 de OSHA dentro de los siete días. Una lesión o enfermedad se considera relacionada con el trabajo y debe registrarse en el registro a menos que se aplique una excepción. Algunas excepciones incluyen:

• En el momento de la lesión o enfermedad, el empleado trabajaba como miembro del público en general y no como empleado. Por ejemplo, si un empleado regresa a trabajar después del final de su turno para recoger un artículo, el empleado olvidó llevárselo a casa y se lesiona durante esta visita.
• La lesión o enfermedad surge mientras está en el trabajo, pero es el resultado únicamente de un evento o exposición no relacionada con el trabajo. Por ejemplo, un empleado sufre un ataque cardíaco en el trabajo pero tiene antecedentes de enfermedad cardíaca.
• La lesión o enfermedad resulta únicamente de la participación voluntaria en un programa de bienestar. Por ejemplo, un empleado se lesiona mientras hace ejercicio en el gimnasio de la empresa.
• La lesión o enfermedad es el resultado de comer o beber o preparar alimentos o bebidas para consumo personal. Por ejemplo, un empleado se atraganta mientras come un sándwich para el almuerzo.
• La lesión es el resultado de que un empleado realiza tareas personales fuera del horario laboral. Por ejemplo, el empleado sufre una lesión mientras visita a sus compañeros de trabajo después de su turno de trabajo.

Etapa 4

Complete el formulario OSHA 300

Los empleadores deben seguir los siguientes pasos para completar el formulario 300 de OSHA:

1. Ingrese el año, el nombre del establecimiento, la ciudad y el estado.
2. Asigne a cada evento un número de caso creado por el empleador en el registro de OSHA. Esto puede ser tan simple como los números 1, 2, 3, 4, etc. El único requisito es que cada número de caso de un año determinado sea único.
3. Identifique al empleado, el puesto de trabajo del empleado, la fecha de la lesión o el inicio de la enfermedad y el lugar exacto donde ocurrió el evento.
4. Describa específicamente el caso, junto con las partes del cuerpo afectadas y el objeto / sustancia que directamente lesionó o enfermó al empleado, utilizando más de una línea si es necesario.
5. Clasifique el caso eligiendo solo una de las categorías. Será necesario registrar el resultado más grave; el empleador debe revisar el registro si la lesión o enfermedad progresa o el resultado es más grave de lo que se registró originalmente. La entrada original debe tacharse, borrarse u ocultarse con líquido correccional.
6. Ingrese el número de días que el empleado estuvo en trabajo restringido o en transferencia de trabajo, el número de días fuera del trabajo o ambos.
7. Indique si el caso es una lesión o una enfermedad.
8. Sume todas las columnas al final del año.

El formulario 300 contendrá información relacionada con la salud de un empleado y debe mantenerse confidencial en la medida de lo posible mientras se utiliza la información para fines de seguridad y salud ocupacional. OSHA proporciona una guía que incluye los formularios necesarios para mantener registros de lesiones y enfermedades ocupacionales junto con instrucciones paso a paso.

Paso 5

Complete y publique el resumen anual OSHA 300A

La información del Registro del Formulario 300 de OSHA se transfiere al Resumen 300A haciendo coincidir la columna correspondiente con letras en el registro con el espacio en blanco con letras en el resumen.

El empleador debe completar la sección de información del establecimiento y hacer que un ejecutivo autorizado de la empresa firme el resumen.

Los empleadores deben completar el formulario de resumen 300A y publicar el resumen en el lugar de trabajo desde el 1 de febrero hasta el 30 de abril del año siguiente al año cubierto por el formulario en cada lugar de trabajo en un área visible donde habitualmente se colocan los avisos a los empleados. Por ejemplo, los accidentes ocurridos en 2015 se resumirán en el Formulario 300A y se publicarán desde febrero hasta abril de 2016. Se deben proporcionar copias del resumen 300A a cualquier empleado que no vea el resumen publicado porque no se reporta regularmente a una ubicación fija.

Paso 6

Presentar informes electrónicos a OSHA

Los empleadores con 20 o más empleados sujetos a la regulación de mantenimiento de registros de OSHA deben enviar electrónicamente a OSHA la información del Formulario 300A (Resumen de lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo) antes del 2 de marzo.

Los empleadores con menos de 20 empleados en todo momento durante el año no tienen que enviar información electrónicamente a OSHA.

El requisito de presentar electrónicamente información del formulario 300 de OSHA (Registro de lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo) y el formulario 301 de OSHA (Informe de incidentes de lesiones y enfermedades) se eliminó en 2019. Consulte la regla final de Seguimiento de lesiones y enfermedades en el lugar de trabajo .

Paso 7

Conserve el registro y el resumen

El registro del formulario 300 de OSHA y el resumen 300A de OSHA deben conservarse durante los cinco años siguientes al año al que pertenecen el registro y el resumen.

Formulario

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